Syarat layanan

Syarat Layanan ini mengatur penggunaan aplikasi Mejakerja ("Layanan") yang diselenggarakan oleh CV Medika Media ("Kami"). Dengan mendaftarkan perusahaan atau menggunakan Layanan, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui Syarat Layanan ini beserta Kebijakan Privasi.

1. Definisi

• Perusahaan adalah badan usaha, yayasan, atau perorangan yang mendaftarkan akun dan menjadi pelanggan Layanan.
• Admin adalah pengguna yang ditunjuk Perusahaan untuk mengelola akun, karyawan, jadwal, dan data absensi.
• Karyawan adalah pengguna yang akunnya dibuat oleh Admin untuk melakukan absensi.
• Data Perusahaan adalah seluruh data yang dimasukkan atau dihasilkan Perusahaan dan penggunanya melalui Layanan, termasuk data absensi, lokasi, dan foto.

2. Akun dan pendaftaran

• Pendaftaran dilakukan oleh perwakilan Perusahaan yang berwenang. Anda bertanggung jawab atas kebenaran data yang didaftarkan.
• Anda wajib menjaga kerahasiaan kata sandi. Semua aktivitas yang dilakukan melalui akun Anda menjadi tanggung jawab Anda.
• Admin bertanggung jawab memberi tahu Karyawan bahwa data mereka (termasuk lokasi dan foto) diproses melalui Layanan, dan memperoleh dasar hukum yang diperlukan sesuai peraturan ketenagakerjaan dan perlindungan data pribadi yang berlaku.

3. Masa uji coba, paket, dan pembayaran

• Akun baru mendapat masa uji coba gratis selama 14 hari dengan batas 10 karyawan. Setelah itu Perusahaan memilih salah satu paket berbayar untuk melanjutkan.
• Harga paket dan batas jumlah karyawan tercantum di halaman utama dan halaman Paket di dalam aplikasi. Harga dapat berubah; perubahan diberitahukan sekurang-kurangnya 30 hari sebelum berlaku dan tidak memengaruhi periode yang sudah dibayar.
• Pembayaran dilakukan melalui transfer bank dan dikonfirmasi oleh Kami paling lambat 1 hari kerja setelah bukti pembayaran diunggah. Masa aktif diperpanjang sesuai periode yang dibayar.
• Jika masa aktif berakhir, akses Karyawan untuk absen dihentikan sementara. Admin tetap dapat masuk untuk melakukan pembayaran dan mengunduh data. Data tidak dihapus selama masa tenggang sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi.
• Pembayaran yang sudah dikonfirmasi tidak dapat dikembalikan, kecuali Layanan tidak dapat digunakan karena kesalahan Kami selama lebih dari 3 hari berturut-turut dalam satu periode langganan.

4. Penggunaan yang diperbolehkan

Anda setuju untuk tidak:

• menggunakan Layanan untuk tujuan yang melanggar hukum, termasuk memantau seseorang tanpa dasar hubungan kerja yang sah;
• mengunggah materi yang melanggar hak orang lain, berisi virus, atau mengganggu kerja Layanan;
• mencoba mengakses data Perusahaan lain, membongkar (reverse engineer), atau membebani Layanan secara tidak wajar;
• menjual kembali atau menyewakan Layanan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis dari Kami.

5. Data Perusahaan

• Data Perusahaan tetap menjadi milik Perusahaan. Kami hanya memprosesnya untuk menyelenggarakan Layanan sesuai instruksi Perusahaan dan Kebijakan Privasi.
• Perusahaan bertanggung jawab atas keakuratan data yang dimasukkan, termasuk koreksi absensi manual yang dilakukan Admin.
• Perusahaan dapat mengunduh rekap absensi kapan saja melalui fitur ekspor selama akun aktif.

6. Pemrosesan data pribadi (perjanjian pemrosesan data)

Pasal ini berlaku sebagai perjanjian pemrosesan data antara Perusahaan dan Kami sebagaimana dimaksud Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP"), dan menjadi satu kesatuan dengan Syarat Layanan ini.

6.1 Peran

• Perusahaan adalah Pengendali Data Pribadi atas data Karyawannya: Perusahaan menentukan siapa yang didaftarkan, data apa yang diisi, jadwal, lokasi kantor, aturan absensi, dan (bila memakai modul gaji) komponen gaji.
• Kami adalah Prosesor Data Pribadi: memproses data Karyawan semata-mata untuk menyelenggarakan Layanan bagi Perusahaan.
• Atas data Admin yang mendaftar (nama, email, nomor WhatsApp) dan data penagihan, Kami adalah Pengendali.

6.2 Instruksi Perusahaan

• Kami memproses Data Perusahaan hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi Perusahaan, yaitu pengaturan yang dipilih Admin di dalam aplikasi, Syarat Layanan ini, dan permintaan tertulis Perusahaan melalui kontak resmi.
• Kami tidak memakai Data Perusahaan untuk tujuan lain, termasuk pemasaran, profil, atau melatih sistem otomatis, dan tidak menjual atau menyewakannya kepada siapa pun.
• Bila menurut Kami suatu instruksi melanggar UU PDP atau peraturan lain, Kami memberi tahu Perusahaan sebelum menjalankannya.

6.3 Jenis data dan subjek data

Subjek data adalah Karyawan dan Admin Perusahaan. Jenis data yang diproses tercantum di Kebijakan Privasi bagian "Data yang dikumpulkan", termasuk identitas pegawai, koordinat lokasi dan foto pada saat absen, pengajuan izin beserta lampirannya, serta (bila memakai modul gaji) data gaji, rekening bank, tanggal lahir, dan status pajak. Foto absensi diambil tanpa pengenalan wajah otomatis.

6.4 Kerahasiaan dan keamanan

• Semua orang yang Kami beri akses ke Data Perusahaan terikat kewajiban kerahasiaan dan hanya mengakses sebatas keperluan dukungan teknis, penagihan, atau pemeliharaan.
• Kami menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang wajar: koneksi terenkripsi (HTTPS), kata sandi disimpan dalam bentuk hash, pemisahan data antar Perusahaan pada tingkat basis data, file sensitif di penyimpanan privat yang setiap permintaannya diperiksa hak aksesnya, pencadangan basis data harian, dan pembatasan percobaan masuk.
• Perusahaan bertanggung jawab atas keamanan akun penggunanya, termasuk kata sandi Admin dan Karyawan serta perangkat yang dipakai.

6.5 Sub-prosesor dan lokasi data

Perusahaan menyetujui Kami memakai sub-prosesor berikut, yang terikat kewajiban perlindungan data setara dengan pasal ini:

• Biznet (Indonesia) untuk server, basis data, penyimpanan foto dan lampiran, dan cadangan harian.
• Lintasarta (Cloudeka) (Indonesia) untuk salinan kedua cadangan basis data, foto, dan lampiran.
• Cloudflare (Asia Pasifik, jaringan global) untuk pengamanan jaringan dan penerusan email masuk.
• Resend (Amerika Serikat) untuk pengiriman email.
• WhatsApp (Meta Platforms) (jaringan global) untuk pengiriman notifikasi ke nomor HP karyawan yang menyetujuinya, tanpa nominal gaji.
• Sentry (Uni Eropa) untuk pemantauan galat, tanpa nama atau isi formulir.

Untuk lokasi data dan perubahan sub-prosesor berlaku:

• Server dan basis data berada di Indonesia. Transfer data ke luar wilayah Indonesia dilakukan sesuai Pasal 56 UU PDP kepada penyedia yang memiliki tingkat perlindungan data setara atau lebih tinggi.
• Penambahan atau penggantian sub-prosesor diberitahukan kepada Admin melalui email atau pemberitahuan di dalam aplikasi sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berlaku. Bila Perusahaan keberatan dengan alasan yang wajar dan tidak tercapai penyelesaian, Perusahaan dapat mengakhiri langganan dan sisa periode yang belum terpakai dikembalikan.

6.6 Bantuan kepada Perusahaan

• Hak subjek data. Karyawan dapat melihat data absensinya sendiri di aplikasi; Admin dapat memperbaiki data Karyawan langsung. Permintaan lain (mis. salinan atau penghapusan data) yang diterima Kami diteruskan ke Perusahaan dalam 3 hari kerja, dan Kami membantu pelaksanaannya sebatas yang wajar.
• Pemberitahuan kepada Karyawan. Layanan menampilkan pemberitahuan privasi singkat kepada setiap Karyawan saat pertama kali masuk, dan mencatat waktu Karyawan membacanya. Pemberitahuan ini membantu, namun tidak menggantikan, kewajiban Perusahaan sebagai Pengendali untuk memberi tahu Karyawan dan memiliki dasar pemrosesan yang sah.
• Kegagalan pelindungan data. Bila terjadi kebocoran, kehilangan, atau akses tidak sah atas Data Perusahaan, Kami memberi tahu Admin paling lambat 48 jam setelah mengetahuinya, berisi data yang terdampak, perkiraan penyebab, dan langkah penanganan, sehingga Perusahaan dapat memenuhi kewajiban pemberitahuan 3 × 24 jam menurut Pasal 46 UU PDP.
• Penilaian dampak. Atas permintaan, Kami memberikan informasi tentang cara kerja Layanan yang diperlukan Perusahaan untuk penilaian dampak pelindungan data.

6.7 Masa simpan dan penghapusan

• Selama akun aktif, Perusahaan dapat mengunduh seluruh datanya (Excel) kapan saja melalui menu Pengaturan.
• Foto absensi dihapus otomatis 180 hari setelah tanggal absen; catatan absensinya tetap.
• Setelah langganan berakhir atau akun dihentikan, Data Perusahaan disimpan 90 hari, lalu dihapus permanen dari basis data dan penyimpanan file, kecuali data yang wajib Kami simpan menurut peraturan (mis. catatan pembayaran). Perusahaan dapat meminta penghapusan lebih cepat.
• Salinan cadangan yang memuat data terhapus tergantikan mengikuti siklus pencadangan, paling lama 30 hari.

6.8 Pemeriksaan kepatuhan

• Perusahaan berhak, sekali dalam 12 bulan atau setelah terjadi kegagalan pelindungan data, meminta keterangan tertulis mengenai kepatuhan Kami terhadap pasal ini. Kami menjawab dalam 14 hari kerja.
• Pemeriksaan langsung dapat dilakukan dengan pemberitahuan 30 hari sebelumnya, pada jam kerja, oleh pemeriksa yang terikat kerahasiaan, tanpa mengakses data Perusahaan lain, dan biayanya ditanggung Perusahaan.

6.9 Kewajiban Perusahaan

• Memiliki dasar pemrosesan yang sah untuk absensi berbasis lokasi dan foto, memberi tahu Karyawan, dan menjawab permintaan hak subjek data.
• Hanya mendaftarkan Karyawan yang memiliki hubungan kerja dengan Perusahaan, dan menonaktifkan akun Karyawan yang sudah berhenti.
• Mengisi data yang benar dan tidak berlebihan untuk keperluan absensi dan, bila memakai modul gaji, penggajian.

7. Ketersediaan dan perubahan Layanan

• Kami berupaya menjaga Layanan tersedia 24 jam sehari, namun tidak menjamin bebas dari gangguan. Pemeliharaan terjadwal akan diumumkan terlebih dahulu bila memungkinkan.
• Kami dapat menambah, mengubah, atau menghentikan fitur. Penghentian Layanan secara keseluruhan akan diberitahukan sekurang-kurangnya 60 hari sebelumnya, disertai kesempatan mengunduh data.

8. Batasan tanggung jawab

• Layanan disediakan "sebagaimana adanya". Akurasi GPS, kamera, dan koneksi internet bergantung pada perangkat dan jaringan pengguna yang berada di luar kendali Kami.
• Data absensi dari Layanan merupakan alat bantu administrasi. Keputusan kepegawaian (penggajian, sanksi, dan sebagainya) sepenuhnya menjadi tanggung jawab Perusahaan.
• Sepanjang diizinkan hukum, total tanggung jawab Kami atas kerugian yang timbul dari penggunaan Layanan dibatasi sebesar biaya langganan yang telah dibayar Perusahaan dalam 3 bulan terakhir.

9. Penghentian

• Perusahaan dapat berhenti kapan saja dengan tidak memperpanjang langganan atau meminta penghapusan akun melalui kontak di bawah.
• Kami dapat menangguhkan atau menghentikan akun yang melanggar Syarat Layanan ini setelah memberi peringatan, kecuali pelanggaran bersifat serius atau melanggar hukum.
• Setelah penghentian, Data Perusahaan disimpan selama 90 hari untuk keperluan pemulihan, lalu dihapus permanen.

10. Perubahan Syarat Layanan

Kami dapat memperbarui Syarat Layanan ini. Perubahan yang berarti akan diberitahukan melalui email Admin atau pemberitahuan di dalam aplikasi sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berlaku. Penggunaan Layanan setelah tanggal berlaku dianggap sebagai persetujuan atas perubahan tersebut.

11. Hukum yang berlaku

Syarat Layanan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Perselisihan diupayakan diselesaikan secara musyawarah terlebih dahulu; bila tidak tercapai, diselesaikan melalui pengadilan negeri yang berwenang di tempat kedudukan Kami.

12. Kontak

CV Medika Media
Kp Sipon RT/RW 01/05 Karangwangi Ciranjang Cianjur 43282
Email: hi@mejakerja.id
WhatsApp: 6281394364436