MejakerjaKebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana CV Medika Media ("Kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi melalui aplikasi Mejakerja ("Layanan"). Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
1. Peran para pihak
- Perusahaan yang mendaftarkan akun bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas data karyawannya. Perusahaan menentukan siapa yang didaftarkan, jadwal kerja, lokasi kantor, dan aturan absensi.
- Kami bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi: memproses data hanya untuk menyelenggarakan Layanan sesuai instruksi Perusahaan.
- Untuk data Admin yang mendaftar (nama, email, nomor WhatsApp), Kami bertindak sebagai Pengendali untuk keperluan akun dan penagihan.
2. Data yang dikumpulkan
- Data identitas karyawan: nama, email, nomor telepon, nomor induk karyawan, jabatan, departemen, tanggal bergabung, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, serta kontak darurat (nama, hubungan, nomor telepon). Diisi Admin atau karyawan sendiri untuk akun, penjadwalan, rekap absensi, dan keperluan darurat.
- Nomor identitas resmi: NIK KTP serta nomor BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, bila diisi Admin. Dipakai untuk administrasi kepegawaian, iuran BPJS, dan bukti potong pajak; disimpan dalam keadaan terenkripsi dan tidak ditampilkan utuh di daftar maupun ekspor ringkas.
- Data hubungan kerja: status kerja, nomor kontrak, dan tanggal berakhirnya kontrak. Diisi Admin untuk mengelola masa kerja dan pengingat perpanjangan kontrak.
- Data lokasi: koordinat GPS dan tingkat akurasinya saat karyawan menekan tombol absen masuk atau pulang, untuk memastikan absensi dilakukan di area kantor yang ditentukan Perusahaan.
- Foto selfie: diambil kamera perangkat saat absen, untuk memastikan absensi dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
- Data kehadiran: waktu absen, status telat atau pulang cepat, dan catatan, yang dihasilkan Layanan saat absen.
- Data pengajuan: izin, sakit, dan cuti beserta lampiran yang diunggah karyawan, untuk persetujuan oleh Admin.
- Data perangkat: alamat IP dan jenis perangkat, tercatat otomatis saat absen dan masuk, untuk keamanan dan pencegahan penyalahgunaan.
- Data gaji (hanya bila Perusahaan memakai modul gaji): gaji, komponen tunjangan dan potongan, rekening bank, tanggal lahir, dan status PTKP. Diisi Admin untuk perhitungan gaji, BPJS, PPh 21, dan slip gaji.
- Data pembayaran: bukti transfer yang diunggah Admin, untuk konfirmasi langganan.
Lokasi hanya diambil pada saat karyawan menekan tombol absen. Layanan tidak melacak lokasi secara terus-menerus atau di latar belakang.
3. Dasar pemrosesan
- Pelaksanaan hubungan kerja antara Perusahaan dan karyawan, termasuk pencatatan kehadiran yang diwajibkan peraturan ketenagakerjaan.
- Pelaksanaan perjanjian layanan antara Kami dan Perusahaan.
- Kepentingan sah untuk menjaga keamanan Layanan.
Perusahaan bertanggung jawab memberi tahu karyawannya mengenai pemrosesan ini dan, bila diperlukan, memperoleh persetujuan sesuai kebijakan internal dan hukum yang berlaku. Sebagai bantuan, Layanan menampilkan ringkasan kebijakan ini kepada setiap karyawan saat pertama kali masuk dan mencatat waktu bacanya.
4. Siapa yang dapat melihat data
- Karyawan melihat data absensi, jadwal, dan pengajuan miliknya sendiri.
- Admin Perusahaan melihat data seluruh karyawan di perusahaannya, termasuk foto dan lokasi absen.
- Kami hanya mengakses data bila diperlukan untuk dukungan teknis, penagihan, atau pemeliharaan, dan tidak melihat foto karyawan kecuali diminta Perusahaan untuk menyelesaikan masalah teknis.
- Data satu Perusahaan tidak pernah dapat diakses oleh Perusahaan lain.
Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi kepada pihak mana pun. Data hanya diproses oleh penyedia layanan yang membantu Kami menjalankan Mejakerja dan terikat kewajiban kerahasiaan dan perlindungan data, atau diserahkan kepada aparat penegak hukum bila diwajibkan undang-undang. Penyedia tersebut saat ini:
- Biznet (Indonesia) untuk server, basis data, penyimpanan foto dan lampiran, dan cadangan harian.
- Lintasarta (Cloudeka) (Indonesia) untuk salinan kedua cadangan basis data, foto, dan lampiran.
- Cloudflare (Asia Pasifik, jaringan global) untuk pengamanan jaringan dan penerusan email masuk.
- Resend (Amerika Serikat) untuk pengiriman email.
- WhatsApp (Meta Platforms) (jaringan global) untuk pengiriman notifikasi ke nomor HP karyawan yang menyetujuinya, tanpa nominal gaji.
- Sentry (Uni Eropa) untuk pemantauan galat, tanpa nama atau isi formulir.
Perubahan penyedia diberitahukan kepada Perusahaan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berlaku (lihat Syarat Layanan pasal 6).
5. Penyimpanan dan keamanan
- Server dan basis data berlokasi di Indonesia; foto dan lampiran disimpan pada penyedia di pasal 4. Semua koneksi terenkripsi (HTTPS). Transfer ke luar Indonesia mengikuti Pasal 56 UU PDP.
- Foto dan lampiran disimpan di penyimpanan privat yang tidak dapat diakses melalui tautan publik. Setiap permintaan file diperiksa hak aksesnya.
- Kata sandi disimpan dalam bentuk hash dan tidak dapat dibaca oleh siapa pun, termasuk Kami.
- Basis data dicadangkan setiap hari.
6. Masa penyimpanan
- Data disimpan selama akun Perusahaan aktif.
- Foto absensi dihapus otomatis setelah 180 hari. Catatan absensinya (jam, status, lokasi) tetap tersimpan.
- Setelah langganan berakhir atau akun dihentikan, data disimpan 90 hari agar Perusahaan dapat memperpanjang atau mengunduh datanya, lalu dihapus permanen beserta foto-fotonya.
- Perusahaan dapat meminta penghapusan lebih cepat melalui kontak di bawah.
7. Hak subjek data
Karyawan berhak mengakses, memperbaiki, dan meminta penghapusan data pribadinya. Karena Perusahaan adalah Pengendali, permintaan tersebut disampaikan kepada Admin Perusahaan; Admin dapat mengubah data karyawan langsung di aplikasi. Bila Perusahaan tidak menanggapi, karyawan dapat menghubungi Kami dan Kami akan meneruskan serta membantu penyelesaiannya.
8. Cookie
Layanan hanya menggunakan cookie sesi dan token keamanan (CSRF) yang diperlukan agar Anda tetap masuk. Tidak ada cookie iklan atau pelacakan pihak ketiga.
9. Anak di bawah umur
Layanan ditujukan untuk hubungan kerja. Perusahaan tidak boleh mendaftarkan pengguna di bawah usia kerja yang sah menurut hukum Indonesia.
10. Perubahan kebijakan
Perubahan yang berarti pada Kebijakan Privasi ini akan diberitahukan kepada Admin melalui email atau pemberitahuan di dalam aplikasi sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berlaku.
11. Kontak
CV Medika Media
Kp Sipon RT/RW 01/05 Karangwangi Ciranjang Cianjur 43282
Email: hi@mejakerja.id
WhatsApp: 6281394364436